با عنایت به ساختار معاونت آموزشی در دانشگاه‌های علوم پزشکی که شامل مدیریت‌های تخصصی متعددی است، ترکیب اعضا به شرح زیر پیشنهاد می‌شود:

• *رئیس کارگروه**: معاون آموزشی دانشگاه (به عنوان عالی‌ترین مقام اجرایی در حوزه آموزش، اختیار لازم برای تغییر فرآیندها و پیگیری مصوبات را دارد).

• *دبیر کارگروه**: مدیر یا کارشناس ارشد مرکز مطالعات و توسعه آموزش پزشکی (EDC). این مرکز به طور طبیعی متولی برنامه‌ریزی آموزشی، ارزشیابی و ارتقاء کیفیت آموزش است و حضور آن برای مستندسازی و بهبود فرآیندها حیاتی می‌باشد.

• *عضو ثابت از حوزه برنامه‌ریزی و نظارت**: مدیر یا نماینده تام‌الاختیار از مدیریت امور آموزشی (که متولی اصلی نظارت بر اجرای آیین‌نامه‌ها، برنامه‌ریزی آموزشی و امور دانشجویان است).

• *عضو ثابت از حوزه تحصیلات تکمیلی**: مدیر مدیریت تحصیلات تکمیلی (برای پوشش فرآیندهای ویژه دانشجویان کارشناسی ارشد، دکتری تخصصی و دستیاری).

• *عضو ثابت از حوزه فناوری اطلاعات و آمار آموزشی**: کارشناس ارشد واحد آمار و انفورماتیک معاونت آموزشی (مسئول سامانه‌های آموزشی و ارائه داده‌های آماری دانشجویان).

• *نمایندگان مدیریت‌های تخصصی**: نمایندگانی از مدیریت توسعه آموزش بین‌الملل (در صورت وجود دانشجویان غیرایرانی) و دبیرخانه هیأت علمی (برای فرآیندهای مرتبط با اعضای هیأت علمی) به عنوان عضو متغیر یا ناظر.

شرح خدمات کارگروه باید بر مستندسازی و بهبود کل چرخه حیات آموزشی دانشجو متمرکز باشد:

  مستندسازی فرآیندهای محوری آموزشی: شناسایی و ترسیم نقشه فرآیندهای اصلی معاونت آموزشی از جمله:

      فرآیند ثبت‌نام و انتخاب واحد دانشجویان.

      فرآیند برگزاری امتحانات و صدور ریزنمرات و دانشنامه.

      فرآیند مهمانی و انتقالی دانشجویان.

      فرآیندهای مربوط به طرح‌های تعهدات قانونی (مانند طرح نیروی انسانی).

  تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد آموزشی (KPI): تعریف و پایش شاخص‌هایی نظیر:

      نرخ پیشرفت تحصیلی و ترک تحصیل دانشجویان.

      میانگین معدل دانشجویان.

      میزان رضایت‌مندی دانشجویان از فرآیندهای آموزشی.

      آمار دقیق دانشجویان فعال و فارغ‌التحصیلان به تفکیک رشته و مقطع.

  بهبود و بازمهندسی فرآیندها بر اساس داده‌ها: تحلیل داده‌های آماری و شاخص‌ها برای شناسایی گلوگاه‌ها و ارائه راهکارهای اصلاحی برای فرآیندهای آموزشی اولویت‌دار (مانند تسهیل فرآیند صدور گواهی‌ها و دانشنامه‌ها).

  یکپارچه‌سازی سامانه‌های اطلاعات آموزشی: هماهنگی بین واحدهای مختلف برای اطمینان از ثبت دقیق و یکپارچه اطلاعات دانشجویان در سامانه‌های موجود (مانند سامانه گلستان یا سامانه‌های مشابه) و رفع نواقص اطلاعاتی.

برنامه زمان‌بندی با در نظر گرفتن تقویم دانشگاهی و چرخه‌های آموزشی تنظیم می‌شود: فاز اقدامات کلیدی (متمرکز بر حوزه آموزش) بازه زمانی تخمینی فاز اول: آغاز به کار و شناخت برگزاری جلسه اولیه با کلیه مدیران، ابلاغ رسمی اعضا، تدوین اهداف اختصاصی و تهیه لیست نهایی فرآیندهای آموزشی جهت مستندسازی. ماه اول (مثلاً شهریور/مهر) فاز دوم: مستندسازی فرآیندها برگزاری کارگاه‌های آموزشی مستندسازی برای کارشناسان، شروع مستندسازی فرآیندهای اولویت‌دار (ثبت‌نام، امتحانات، فارغ‌التحصیلی) توسط هر مدیریت. ماه اول تا سوم (مهر تا آذر) فاز سوم: تعریف شاخص‌ها و پایش تعریف نهایی شاخص‌های آموزشی، راه‌اندازی پایش دوره‌ای آنها (مثلاً به صورت فصلی) و تهیه اولین گزارش تحلیلی از وضعیت موجود. ماه چهارم تا ششم (دی تا اسفند) فاز چهارم: بهبود و اصلاح تحلیل گزارش‌های پایش، شناسایی فرآیندهای نیازمند بهبود (بر اساس هدف کارگروه) و ارائه راهکارهای اصلاحی به معاون آموزشی جهت تصویب و اجرا. ماه هفتم به بعد (فروردین سال بعد و ادامه‌دار)

💡 نکته مهم اجرایی: در حوزه آموزش، مستندسازی صرفاً یک کار اداری نیست، بلکه باید به تسهیل امور دانشجویان و شفاف‌سازی رویه‌ها برای کارکنان و اساتید منجر شود. بنابراین، حتماً از نظرات نمایندگان دانشجویان و اساتید در فرآیند مستندسازی استفاده شود تا خروجی کارگروه کاربردی و عملیاتی باشد.